3 Pasos para la organización de eventos como acción de marketing

 Un evento es una gran herramienta de comunicación estratégica. No sólo te permite transmitir los valores de tu marca, sino que también es una gran oportunidad para fidelizar y captar nuevos clientes. 

1. ¿Qué quiero conseguir? ¿A quién va dirigido el evento?

 

Como toda estrategia de marketing lo primero que debes fijar, antes de empezar con la planificación, son los objetivos:

• ¿Cuál es la razón por la que quiero crear el evento?
• ¿Qué resultados quiero conseguir con él?
• ¿Qué quiero transmitir y cómo lo voy hacer?
• ¿A qué público me quiero dirigir?
• ¿Tengo los recursos necesarios para organizarlo?

Los eventos tienen una gran capacidad de comunicación, por ello, hay que definir muy bien las metas que se quieren alcanzar junto con un buen programa de seguimiento para garantizar su éxito.

Por ejemplo, AulaCM organiza cada año una Reunión de Agencias de Marketing Online, cuyos objetivos son por una parte incrementar la notoriedad de la escuela y por otra favorecer el networking entre grandes profesionales del marketing digital y entre sus propios alumnos.

Otra decisión fundamental es saber quién es tu público objetivo. La selección de tu target va a influir mucho en la organización de los contenidos del evento.

2. Selecciona la fecha, el lugar de celebración y ¡el equipo!

 

El siguiente paso es elegir muy bien el momento oportuno de celebración y la localización apropiada. Aquí te dejo una serie de consejos a tener en cuenta a la hora de elegir estos dos aspectos:

• La fecha fijada: es recomendable que no coincida con festividades. ¡Te aseguras un buen número de asistentes!
• La época estacional: existen estudios que confirman que los mejores meses de celebración suelen ser mayo y octubre, seguidos de junio y noviembre.
• Si la asistencia requiere un desplazamiento tendrás que tener en cuenta los precios de los vuelos y los alojamientos.
• El espacio seleccionado debe transmitir, comunicar y empatizar con los valores de tu marca.
• El aforo: las dimensiones del espacio y todas sus posibilidades.
• La iluminación y la sonorización. ¡Visita la localización tantas veces como necesites para asegurarte de que todo se ajusta a tus necesidades!
• El equipo técnico que ofrece el espacio.
• La accesibilidad y la ubicación: es importante que la zona que albergue el evento sea accesible (transporte público, buena localización, parking, etc.) Normalmente, para eventos de esta temática se suele recurrir a grandes auditorios o centros de convenciones. Es recomendable que reserves el lugar con seis meses o incluso un año de antelación. Si lo que buscas es realizar un evento en la Comunidad de Madrid, te recomiendo esta selección de los mejores espacios para organizar eventos.

• 3. Establece un calendario de trabajo: Crea un programa de seguimiento para el antes, durante y después.

   

  Es esencial fijar cómo va a trabajar el equipo y elaborar un timing de tareas con fechas para cada actividad. Establecer un programa será la guía para el desarrollo de todo el evento de comunicación. El programa interno del evento tiene que incluir la siguiente información:

  • Un cronograma con las actividades que van a ocurrir el día del evento • Un plano de cómo se va a distribuir el acto.
  • Material gráfico.
  • Listado de los invitados, ponentes y medios de comunicación.
  • Establecer un plan de necesidades (todo aquello que vayas a necesitar) • Presupuesto estimado.
  • Un calendario de trabajo con sus tiempos y plazos de desarrollo.

  ¿Y qué hacemos con los invitados? A ellos tienes que enviarles un breve programa, los días previos al evento, que recopile de forma visual la agenda, con los nombres de los participantes, la ubicación, horario de las charlas y de otras actividades existentes.